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Você sabe o que é um ERP e para que ele serve? Se você tem uma micro ou pequena empresa, esse sistema pode ser a solução da qual você precisa para descomplicar a gestão do seu negócio e otimizar seus processos.
Ficou interessado no assunto? Então continue a leitura deste artigo até o final. Nele, vamos explicar o que é um ERP, quais são suas principais funcionalidades e como escolher um bom sistema para o seu negócio. Além disso, vamos apresentar 6 bons motivos para você implementar um ERP na sua empresa. Confira!
O que é um ERP?
De antemão, ERP é uma sigla em inglês que significa Enterprise Resource Planning, ou Planejamento de Recursos Empresariais, em português.
Trata-se, na verdade, de um sistema de gestão integrado que reúne todas as informações e operações de uma empresa em uma única plataforma.
Com um ERP, você pode controlar desde o estoque até as vendas, passando pela emissão de notas fiscais, gestão financeira, cadastros de clientes e fornecedores, entre várias outras funcionalidades.
Para que serve um ERP?
Um ERP serve basicamente para facilitar a gestão do seu negócio, automatizar processos, reduzir erros e retrabalho, aumentar a produtividade e a eficiência da sua empresa.
Com um ERP, você tem acesso a informações em tempo real sobre o desempenho da sua empresa, o que permite tomar decisões mais assertivas e estratégicas para o seu crescimento. Além disso, um ERP proporciona mais segurança de dados, pois evita perdas e vazamentos de informações importantes.
Principais funcionalidades do ERP
As funcionalidades de um ERP podem variar conforme a tecnologia escolhida, o tipo e as necessidades de cada negócio.
Entretanto, algumas funcionalidades são fundamentais e, por isso, devem estar presentes em um bom sistema. São elas:
Integração de dados
Um bom sistema ERP permite que você centralize todos os dados da sua empresa em uma única plataforma, garantindo a integridade, a confiabilidade e a segurança das informações.
Você pode, por exemplo, integrar dados de diferentes áreas, como estoque, vendas, financeiro, compras, contabilidade, entre outras, evitando erros de digitação, perda de dados ou divergências.
Assim, você pode ter uma visão completa da real situação do seu negócio em um só lugar, e pode tomar decisões mais acertadas para fazê-lo crescer.
Controle de estoque
Um software ERP também permite que você controle o seu estoque de forma eficiente, registrando todas as entradas e saídas de produtos. Assim, você pode evitar excessos ou faltas de produtos, fazer inventários periódicos, gerar etiquetas e códigos de barras.
Além disso, pode fazer transferências entre filiais ou depósitos e integrar o seu estoque com os seus diferentes canais de venda.
Emissão de notas fiscais eletrônicas
Outra funcionalidade interessante de um ERP é que ele permite que você emita notas fiscais eletrônicas (NF-e, NFS-e e NFC-e) de forma rápida e fácil.
Isso significa que você não precisa acessar outros aplicativos ou sites emissores, pois o sistema faz a integração com a SEFAZ e calcula automaticamente os impostos da sua nota fiscal.
Gestão financeira
O ERP permite que você controle o seu fluxo de caixa, as suas contas a pagar e a receber, as suas despesas e as suas receitas. Você pode acompanhar o seu faturamento em tempo real, além de gerar relatórios e gráficos para analisar o seu desempenho financeiro.
Cadastros atualizados
O ERP mantém os seus cadastros de clientes, fornecedores, produtos e serviços sempre atualizados e sincronizados. Você pode acessar e editar essas informações a qualquer momento e em qualquer dispositivo que o sistema se encarrega de atualizá-las automaticamente.
Gestão de vendas
Além de tudo o que já foi mencionado anteriormente, o ERP ainda ajuda você a gerenciar as suas vendas desde a prospecção até a pós-venda. Com ele, você pode registrar os seus pedidos, acompanhar o status das entregas, emitir boletos e recibos, fazer orçamentos e enviar propostas, aumentando consideravelmente as chances de fidelizar os seus clientes e aumentar as suas vendas.
Integração com outros sistemas e plataformas de vendas
Por fim, vale destacar que o ERP permite que você integre o seu sistema com outros sistemas e plataformas de vendas, como marketplaces, lojas virtuais, redes sociais, aplicativos de mensagens e meios de pagamento.
Assim, você pode ampliar o seu alcance, diversificar os seus canais de venda e aumentar o seu faturamento.
Como escolher um bom sistema ERP?
Na hora de escolher um bom sistema ERP para a sua empresa, você deve levar em conta os seguintes requisitos:
Adequação às necessidades do seu negócio
O sistema ERP deve atender às demandas específicas do seu segmento de mercado, do seu porte de empresa e do seu modelo de gestão.
Assim sendo, avalie se o sistema oferece as funcionalidades que você precisa e se ele é compatível com os seus processos.
Facilidade de uso
Além disso, o sistema ERP deve ser fácil de usar, intuitivo e amigável, sem exigir conhecimentos técnicos avançados ou treinamentos complexos. Apesar disso, deve oferecer um bom suporte técnico, treinamento para seus usuários e materiais de apoio como manuais e tutoriais.
Segurança de dados
Outro aspecto importante a considerar na hora da escolha é analisar se o sistema garante a segurança dos seus dados, evitando perdas, vazamentos ou invasões. Para isso, analise se o ERP tem um bom sistema de backup, se tem uma criptografia robusta e se segue as normas de proteção de dados da LGPD.
Atualização e inovação
O sistema ERP deve ser atualizado e inovador. Ou seja, deve acompanhar as mudanças e as tendências do mercado, oferecendo novas funcionalidades e melhorias constantes.
Custo-benefício
Finalmente, verifique se o sistema tem um preço justo e acessível, que caiba no seu orçamento e que traga um retorno sobre o investimento. Ele deve possuir diferentes planos e preços para as necessidades do seu negócio, oferecendo uma boa relação entre qualidade e preço.
Como implementar o ERP de maneira eficiente na sua empresa?
Para implementar um sistema ERP de maneira eficiente na sua empresa, você deve seguir as orientações a seguir:
Defina os objetivos e as expectativas da implantação
Antes de contratar um sistema ERP, você deve definir quais são os seus objetivos com a implantação do sistema. Ou seja, o que você espera alcançar com o ERP, quais são os benefícios que você busca e quais são os indicadores que você vai usar para medir os resultados.
Escolha um fornecedor confiável
Depois de definir os seus objetivos, você deve escolher o seu fornecedor de sistema ERP. Você deve pesquisar sobre as opções disponíveis no mercado, comparar as funcionalidades, os preços, os depoimentos e as avaliações dos clientes.
Você também pode testar o sistema para conhecer as suas funcionalidades, tirar as suas dúvidas e verificar se é a melhor opção para o seu negócio.
Faça um planejamento detalhado
Após a escolha do fornecedor, você deve fazer um planejamento para a implantação do sistema. Nesse caso, você deve definir um cronograma, um orçamento e uma equipe responsável.
Além disso, você também deve mapear os seus processos atuais, identificar os pontos de melhoria e definir as configurações necessárias para o sistema.
Realize a migração dos dados
Planejamento feito, é hora de fazer a migração dos dados da sua empresa para o sistema ERP. Em outras palavras, isso significa transferir todas as informações dos sistemas antigos para o novo sistema.
Mas não de qualquer forma. Faça uma limpeza na base de dados, deixando apenas as informações úteis e relevantes para a empresa. Ademais, padronize os dados, verifique a qualidade, a consistência e a integridade e a segurança deles.
Treine os usuários
Após realizar a migração dos dados, você deve treinar os usuários do sistema ERP, capacitando-os para utilizar o novo sistema de forma eficaz. Para isso, ofereça treinamentos teóricos e práticos, adaptados ao perfil e ao nível de conhecimento de cada usuário.
Por que ter um ERP na sua empresa? Confira 6 ótimos motivos!
Agora que você já sabe o que é um ERP, para que ele serve, quais são as suas funcionalidades, como escolher e implementar um bom sistema na sua empresa, vamos mostrar 6 motivos que tornam a aquisição uma ótima ideia. Confira!
1. Descomplicar a gestão do seu negócio
Com um ERP, você pode gerenciar todos os aspectos da sua empresa em um único lugar, sem precisar usar vários papéis, sistemas ou planilhas diferentes. Isso facilita o controle e a organização das informações, além de economizar tempo e recursos humanos e financeiros.
2. Automatizar processos
Com um ERP, você pode automatizar diversos processos operacionais que antes eram feitos manualmente ou com planilhas, como cadastro de clientes, fornecedores, produtos, pedidos e orçamentos.
Ao reduzir o tempo gasto com tarefas repetitivas e burocráticas, você reduz os custos, elimina os erros humanos, aumenta a produtividade e a eficiência do seu negócio.
3. Controle do seu estoque e de todos os seus canais de venda
Um ERP permite que você controle o seu estoque de forma integrada com todos os seus canais de venda, como loja física, e-commerce e marketplaces, por exemplo. Assim, você evita rupturas ou excessos de estoque, mantém a sincronia entre as quantidades e os preços dos produtos e facilita a logística de entrega.
4. Emitir notas fiscais rapidamente
Com um ERP você pode emitir notas fiscais eletrônicas de venda e serviços diretamente do sistema, sem precisar recorrer a outros aplicativos ou acessar o site da prefeitura ou Receita Federal.
Isso porque o sistema pode ser configurado para gerar o documento fiscal conforme as regras e os padrões exigidos pela legislação vigente. Além disso, ele pode enviar as notas fiscais por e-mail para os seus clientes e armazená-las na nuvem.
5. Informações em tempo real
Com um ERP, você pode ter acesso a informações atualizadas e confiáveis sobre a sua empresa a qualquer momento e em qualquer lugar. Isso permite que você tome decisões mais rápidas e assertivas, baseadas em dados concretos e não em achismos.
6. Tudo em um só lugar
Como você viu, com um ERP você pode ter tudo o que precisa para gerenciar o seu negócio de maneira prática e eficiente. E o que é melhor: em um só lugar.
O sistema integra todas as áreas e funções da sua empresa, como vendas, compras, financeiro, contábil, estoque, entre outros, eliminando a necessidade de vários sistemas ou planilhas diferentes e proporcionando uma visão geral e integrada do seu negócio.
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